Unternehmenseinstellungen

 

Im Menü Einstellungen > Unternehmenseinstellungen können Sie die Anmeldedaten Ihres Unternehmens verwalten, ein Rechnungsadresse für die Erstellung der Rechnungen hinterlegen, die Unternehmensstruktur anlegen, eine firmeneigene Ordnerstruktur anlegen und ein Firmenlogo hochladen, um das BauID-Portal zu personalisieren.

 

Einstellungen:

 

Basisinformationen

Abbildung 1: Unternehmenseinstellungen (mit fiktiven Stammdaten)

 

Hier können Sie Ihre Firmendaten vervollständigen. Wenn Sie mit der Maus über das i-Symbol oberhalb eines der Eingabefelder fahren, werden zusätzliche Informationen angezeigt.

Halten Sie Ihre Unternehmensdaten möglichst aktuell. Sie werden z.B. Ihren Partnern angezeigt, wenn Sie auf Fremdbaustellen als Subunternehmer tätig sind.

 

Der Firmenname, die UID-Nummer sowie die Firmenbuchnummer Österreich wurden vor der Aktivierung Ihres Unternehmens geprüft.

 

ÖGK Dienstgebernummer

Die Angabe Ihrer 9-stelligen Dienstgebernummer ist notwendig, damit die BauID-Karten Ihrer gewerblichen Mitarbeiter (Personen) auf Baustellen erfolgreich gescannt werden können. Fehlt die Dienstgebernummer oder ist sie falsch, dann finden Sie im Feld Firmenbuchtyp (nicht Österreich) eine Notiz dazu.

 

BUAK Betriebskennzeichen

Ist Ihr Unternehmen BUAG-pflichtig (unterliegt dem Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz), dann tragen Sie im Feld BUAK Betriebskennzeichen das 10-stellige Kennzeichen Ihres Unternehmens bei der BUAK im Format „##########“ ein.

Ist Ihr Unternehmen nicht BUAG-pflichtig, dann lassen Sie das Feld bitte leer.

 

Laden Sie hier Ihr Logo hoch, um das BauID-Portal zu personalisieren. Es wird dann für alle Benutzer Ihrer Firma im Firmen-Portal im Kopfbereich angezeigt:

Abbildung 2: Übertrag-Dialog zum Hochladen Ihres Firmenlogos

 

Kontaktdaten

Unter diesem Reiter können Sie die Kontaktinformationen für Ihre Firma eintragen. Wichtig: Tragen Sie unbedingt Ihre Adresse ein, wie sie im Firmenbuch angegeben ist und halten Sie diese aktuell, da diese auf Ihren Rechnungen angedruckt wird. Alternativ können Sie auch eine eigene Rechnungsadresse eingeben (haken Sie dafür die Checkbox abweichende Rechnungsadresse an).

Die Ansprechperson, die hier eingetragen ist, ist die Person, die Ihr Unternehmen angelegt hat.

Abbildung 3: Kontaktinformationen in den Unternehmenseinstellungen

 

GISA

Wenn für Ihr Unternehmen ein GISA-Eintrag besteht, wird dieser hier angezeigt. Klicken Sie auf den Button Aktualisieren, um die Einträge von der GISA-Schnittstelle neu zu laden.

Abbildung 4: GISA-Einträge (falls vorhanden)

Für nicht österreichische Unternehmen ist statt dem Tab GISA das Dienstleisterregister vorhanden.

Einstellungen

In diesem Reiter können Sie für Ihr Unternehmen generelle Einstellungen verwalten. Was Sie hier festlegen, gilt für alle Aktionen, die durch Benutzer Ihres Unternehmens im BauID-System durchgeführt werden.

Geänderte Einstellungen können Sie über den Speichern-Button in der oberen rechten Ecke abspeichern.

Abbildung 5: Unternehmensweite Einstellungen

 

Wann soll eine Info zu ablaufenden Dokumenten verschickt werden?

Im BauID-System werden Sie benachrichtigt, wenn Dokumente des eigenen und des Subunternehmens ablaufen. Sie können einstellen, wie viele Tage Sie vor Ablauf informiert werden möchten.

 

Baustelleneinladung

Wie lange gilt eine Baustelleneinladung?

Hier können Sie die Dauer der Gültigkeit einer Baustelleneinladung oder Einladung als permanenten Partner festlegen.

 

Dürfen Subunternehmen weitere Subunternehmer einladen?

Durch Aktivieren des Schiebeschalters (blau) wird dem Subunternehmer erlaubt, weitere Subunternehmer einzuladen (nur bei Baustelleneinladung mit Werkvertrag).

 

 

Nutzungspakete

Standardwert beim Erstellen von Bestellungen

Hier können Sie einstellen, welches Nutzungspaket Ihnen beim Kauf einer BauID-Karte oder eines Nutzungspaketes vorgeschlagen werden soll z.B. „Kein Paket“.

 

Standardwert bei automatischer Verlängerung

Haben Sie bei Personen eine automatische Verlängerung eingestellt, dann können Sie hier definieren, welches Nutzungspaket für die Verlängerung verwendet werden soll z.B. „Gleiches Nutzungspaket wie zuletzt gekauft“.

 

Warnfrist für auslaufende Nutzungspakete

Sie erhalten automatisch eine Benachrichtigung, wenn ein Nutzungspaket ausläuft. Hier können Sie definieren, wann diese Nachricht verschickt werden soll.

 

Rechnungen

Rechnungsdetails

Soll beim Versand der Rechnung auch der Einzeltransaktionsnachweis mit verschickt werden?

 

E-Mailadresse für Rechnungen

Hier können Sie die Mailadresse Ihrer Buchhaltung angeben, an die die Rechnungen automatisch verschickt werden.

 

Unternehmensstruktur

Für Firmen mit mehreren Standorten oder Abteilungen können Unternehmensstrukturen angelegt werden. Informationen dazu finden Sie hier.

Tabellenvorlage für Ihr Unternehmen festlegen

In größeren Firmen können Benutzer mit dem notwendigen Privileg „Unternehmensvorlagen für Tabellenansichten verwalten“ (Rolle) unternehmensweite Vorlagen für die Tabellen definieren und diese als Unternehmensvorlage abspeichern. Mehr Informationen zu Tabellen und wie Sie eine Unternehmensvorlage definieren können finden Sie hier.

Ordnerstruktur

Im BauID-System gibt es unterschiedliche Dokumente. Unter Sonstige Dokumente könnten Sie noch weitere Ordner anlegen. Weitere Informationen finden Sie hier.

Historie

In der Historie finden Sie alle Änderungen chronologisch geordnet z.B. zu Personen.