Subunternehmer einladen & Einladungen annehmen

 

 

Einladung als Permanenter Geschäftspartner

Um österreichische Geschäftspartner, mit denen Sie regelmäßig zu tun haben, nicht immer auf jede Ihrer Baustellen extra einladen zu müssen, können Sie diese über SUB-UNTERNEHMEN > Permanente Geschäftspartner einmalig einladen. Sobald die Einladung zum permanenten Geschäftspartner angenommen ist, können Sie das Subunternehmen zu Ihren Baustellen zuordnen.

Achtung! Für Arbeitskräfteüberlasser mit unterschiedlichen Gewerken muss eine Baustelleneinladung erstellt werden, da eine Einladung zum permanenten Geschäftspartner nur entweder für WV (Werkvertrag) oder AKÜ (Arbeitskräfteüberlasser) erstellt werden kann.

Abbildung 1: Menü Permanente Geschäftspartner

 

Wählen Sie aus, ob Sie Ihren permanenten Geschäftspartner per E-Mail oder per Einladungscode einladen möchten.

E-Mailadresse oder Name des einzuladenden Geschäftspartners, Vertragstyp und Gewerk ausfüllen.

Bei Wahl per E-Mail können Sie Ihren Vertragspartner im Feld Kommentar zur Einladung noch über Details informieren z.B.

  • Verweis auf Vorabinformation
  • Bei BauID unter https://www.bauid.at/registrieren/ das Unternehmen registrieren
  • Einladung annehmen
  • Mitarbeiter (Personen) anlegen und BauID-Karten bestellen.
  • Die BauId-Karte ist bei Arbeitsantritt auf der Baustelle vorzuweisen, ev. Pönale
  • Wenn vertraglich vereinbart, Subunternehmen zu Baustelle einladen
  • Ansprechpartner bei Rückfragen

Genauere Informationen wie Sie eine Einladung per Mail oder Code generieren können, finden Sie unter Subunternehmen zu einer bestimmten Baustelle einladen (die Masken sind fast ident).

 

Abbildung 2: Unterer Teil des Menüs Permanente Geschäftspartner mit Einladungen

 

Den Status der Einladung können Sie unten im Block Baustelleneinladungen lesen.

Abbildung 3: Menü Permanenter Geschäftspartner mit akzeptierter Einladung per Code

 

Permanenten Geschäftspartner zur Baustelle zuweisen

Nachdem der Geschäftspartner die Einladung als permanenter Geschäftspartner akzeptiert hat, kann das Subunternehmen im Baustellendetail unter Baustellen >Baustellen verwalten > Tab Sub-Unternehmen > Unter-Tab Baustelleneinladung zugewiesen werden.

 

Abbildung 4: Optionen bei Permanenten Geschäftspartner zuweisen

 

Bei der Methode Permanenten Geschäftspartner zuweisen wählen Sie im Feld Sub-Unternehmen das gewünschte Subunternehmen aus. Danach geben Sie noch das Gewerk an und ob der Auftragsnehmer weitere Subunternehmer einladen darf.

Nachdem Sie auf den Button „Zuweisen“ geklickt haben sieht der Subunternehmer die Baustelle in seinem Firmenportal.

 

Subunternehmen zu einer bestimmten Baustelle einladen

Arbeiten Sie mit einem anderen Unternehmen zusammen, dann können Sie dieses als Subunternehmen einladen. So erhält Ihr Subunternehmer ebenfalls Zugriff auf die Baustellendaten im BauID-System und die Personen des Subunternehmens können auf der Baustelle gescannt werden.

  • Eigenbaustelle: Als Generalunternehmer der Baustelle, können Sie Subunternehmer einladen und definieren, ob diese ihrerseits weitere Subunternehmer einladen dürfen.
  • Fremdbaustelle: Wurden Sie zu einer Baustelle als Subunternehmer eingeladen, wurde bereits bei der Einladung definiert, ob Sie weitere Subunternehmer zur Fremdbaustelle einladen dürfen oder nicht.

Es können keine Sammeleinladungen erstellt werden. Möchten Sie mehr als ein Unternehmen einladen, dann müssen Sie für jedes Unternehmen eine eigene Einladung erstellen.

Öffnen Sie das Baustellendetail der Baustelle (Baustellen > Baustellen verwalten > Klick auf den Bleistiftbutton am Ender der Zeile, der gewünschten Baustelle), zu welcher Sie weitere Subunternehmer einladen möchten.

Im Tab Sub-Unternehmen > Unter-Tab Baustelleneinladungen können Sie im oberen Seitenbereich neue Einladungen erstellen und darunter den Status bereits versandter Einladungen einsehen:

Abbildung 5: Übersicht der Baustelleneinladungen im Baustellendetail

Einladung per E-Mail

Abbildung 6: Optionen beim Versand einer Baustelleneinladung per E-Mail

 

Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Unternehmens ein, welches Sie einladen möchten. Wählen Sie einen Vertragstyp aus, sowie das passende Gewerk und definieren Sie über den Schalter Weitere Sub-Einladungen, ob das Unternehmen ebenfalls weitere Sub-Unternehmen zur Baustelle einladen darf.

Bei Bedarf können Sie den Titel der E-Mail anpassen. Weiters können Sie unter Kommentar zur Einladung Ihren Auftragnehmer über Details informieren z.B.

  • Verweis auf Vorabinformation
  • Bei BauID unter https://www.bauid.at/registrieren/ das Unternehmen registrieren
  • Einladung annehmen
  • Mitarbeiter (Personen) anlegen und BauID-Karten bestellen.
  • Die BauId-Karte ist bei Arbeitsantritt auf der Baustelle vorzuweisen, ev. Pönale
  • Wenn vertraglich vereinbart, Subunternehmen zu Baustelle einladen
  • Ansprechpartner bei Rückfragen

Haben Sie die Eingaben vervollständigt, klicken Sie auf den nun blauen Button E-Mail Einladung senden.

 

Einladung per Code

Abbildung 7: Optionen beim Generieren eines Einladungscodes

 

Diese Methode können Sie anwenden, wenn Sie das Unternehmen persönlich außerhalb des BauID Systems kontaktieren möchten, z.B. per Teams.

Unter Name tragen Sie den Namen Ihres Subunternehmens ein. Wählen Sie den Vertragstyp und das Gewerk aus und definieren Sie, ob das Unternehmen ebenfalls weitere Subunternehmer zur Baustelle einladen darf.

Bestätigen Sie die Eingabe durch Klick auf den nun blauen Button „Code generieren„.

Klicken Sie im Block Baustelleneinladungen in der Zeile der Einladung auf den blauen Button mit dem Auge (Einladungscode anzeigen) Kopieren Sie den Einladungscode und übermitteln Sie ihn an das Unternehmen. Das eingeladene Unternehmen kann dann den Code im BauID-System eingeben.
 

Übersicht der Baustelleneinladungen

In der Tabelle Baustelleneinladungen, unterhalb des Einladungsbereichs, finden Sie alle erstellten Einladungen zur Baustelle.

Abbildung 8: Statusübersicht der versendeten Baustelleneinladungen

 

Abhängig von der Art des Status können Sie mit den Buttons am Ende der Zeile unterschiedliche Aktionen durchführen.

Einladung stornieren

Erstellte noch nicht akzeptierte/abgelehnte Einladung zurückziehen. Der Status ändert sich dann auf Storniert.

 

Einladung erneut versenden

Eine versehentlich abgelehnte Einladung kann erneut versendet werden. Der Status ändert sich dann auf Eingeladen bzw. auf Code Erstellt.

 

Erneuern der Gültigkeit

Hat der Auftragnehmer innerhalb der Gültigkeit nicht reagiert, kann die Einladung um die in den Einstellungen definierten Tage verlängert werden (Voreinstellung 10 Tage).

 

E-Mail/Einladungscode anzeigen

Anzeige des E-Mails oder des Einladungscodes.

 

Nachfolgende Einladungen nicht zulassen

Durch Klick auf den blauen Button können Sie nachträglich die Erlaubnis, weitere Baustelleneinladungen durchzuführen, zurücknehmen.

 

Nachfolgende Einladungen zulassen

Durch Klick auf den blauen Button können Sie nachträglich dem Subunternehmer die Erlaubnis erteilen, weitere Subunternehmen einzuladen.

Möchten Sie ein Unternehmen, welches die Einladung bereits akzeptiert hat, wieder von der Baustelle entfernen, müssen Sie dies in der Sub-Unternehmerkette tun (siehe Anleitung dazu).

 

Einladung annehmen

 

Einladung per Mail annehmen

Sie haben ein Mail mit einer Einladung zu einer Baustelle oder als permanenter Geschäftspartner erhalten, dann können Sie durch Klick auf den Link im Mail die Einladung öffnen.

Sind Sie noch nicht im Firmenportal angemeldet, dann erscheint die Anmeldemaske. Nach der Anmeldung öffnet sich ein Fenster mit den Einladungsdetails – siehe Einladungszusammenfassung.

 

Einladung per Code annehmen

Haben Sie eine Einladung per Code erhalten, dann öffnen Sie die Baustellenliste unter Baustellen > Baustellen verwalten und klicken auf den Button „Einladungscode eingeben“ im Kopf der Seite. Es öffnet sich folgendes Fenster, in welchem Sie den Code eingeben können:

Abbildung 9: Einladungscode eingeben

 

Einladungszusammenfassung (Code und E-Mail)

Haben Sie den Code eingegeben oder auf den Link in der Einladungsmail geklickt, gelangen Sie auf folgende Seite, auf welcher die Details der Baustelle, zu der Sie eingeladen wurden, zusammengefasst sind:

Abbildung 10: Einladungszusammenfassung per Code

 

Durch Klick auf den Button „Einladung annehmen“ erhalten Sie Zugriff auf die Baustelle, die Ihnen nun unter Baustellen > Baustellen verwalten angezeigt wird. Erst jetzt ist es möglich Ihre Personen (aus EU) auf der Baustelle zu scannen.

Sind Sie fälschlicherweise zur Baustelle eingeladen worden oder möchten Sie dort nicht als Subunternehmer tätig sein, können Sie die Einladung ablehnen. Ein Klick auf den Button „Einladung ablehnen“ öffnet ein Modalfenster und Sie können einen Kommentar hinterlassen.