Freigabe Drittstaatsangehörige

Für dieses Menü brauchen Sie Berechtigungen auf das Privileg „Freigabe von Drittstaatsangehörigen durch Baustellenbesitzer“ in der Gruppe „Verwaltung“.

Allgemeines

Als Generalunternehmen (GU) können Sie mit den hier beschriebenen Funktionen Drittstaatsangehörige mit freiem Zugang zum Arbeitsmarkt, die Ihnen von einem direkten Subunternehmen zugewiesen wurden, für alle Ihre Baustellen freigeben.

Dadurch sparen Sie als GU Zeit und vermeiden zusätzlichen Verwaltungsaufwand, da die einmalige Freigabe für alle Ihre Baustellen gilt.

Ziel ist es, den Baustellenverantwortlichen beim Baustellen-Scan darüber zu informieren, ob diese Person eine „Backoffice-Freigabe“ hat oder nicht. Nähere Details dazu sind im Kapitel „Baustellen-Scan“ zu finden.

Eine Beschreibung der typischen Prozessschritte zur Freigabe von Drittstaatsangehörigen mit freiem Zugang zum Arbeitsmarkt wird im Kapitel „Prozessbeschreibung“ erläutert.

Maske Drittstaatsangehörige mit freiem Zugang zum Arbeitsmarkt

Die Maske erreichen Sie über das Menü Subunternehmen und den Tab Freigabe Drittstaatsangehörige.

       

Abbildung 1: Freigabe Drittstaatsangehöriger für alle Baustellen

Die Maske ist in 6 Bereiche unterteilt, die in der Abbildung 1 nummeriert sind und folgende Informationen bzw. Aktionen enthalten:

  1. Diese Tabelle listet alle Personen auf, welche Subunternehmen aller Lieferantenketten Ihrer Baustellen an Sie zugewiesen haben. Dies kann jedoch nur von Subunternehmen durchgeführt werden, die Sie auf der ersten Ebene Ihrer Lieferantenketten eingeladen haben (Ihre direkten Subs). Weitere Subunternehmen, die von Ihrem Subunternehmen eingeladen wurden, können Ihnen keine Personen zuweisen. Die Details zu dieser Tabelle werden weiter unten beschrieben.
    Hinweis: Ist eine Person bei mehreren Subunternehmen beschäftigt und wurden beide Subunternehmen in eine der Lieferantenketten eingeladen, erscheint die Person bei Zuweisung durch beide Subunternehmen zweimal in der Liste und muss getrennt freigegeben werden.
  2. Dieser Bereich umfasst vordefinierte Filterkriterien. Diese sind:
    • Neue Dokumente: Wurden von Subunternehmen neue Dokumente für deren Arbeitnehmer:innen bereitgestellt, werden nur diese Personen in der Liste angezeigt, sobald dieser Filter aktiv ist. Damit wird die Spalte „Neues Dokumente verfügbar“ auf den Wert „Ja“ eingeschränkt.
    • Offene: Dieser Filter schränkt die Spalte „Freigabestatus“ auf „zu prüfen“ ein.
    • Abgelaufen: Dieser Filter schränkt die Spalte „Freigabestatus“ auf „abgelaufen“ ein.
    • Abgelehnt: Dieser Filter schränkt die Spalte „Freigabestatus“ auf „abgelehnt“ ein.
    • Freigegeben: Dieser Filter schränkt die Spalte „Freigabestatus“ auf „freigegeben“ ein.
    • Alle: Mit dieser Option werden keine Filterkriterien angewendet.
  3. Zu jeder Person stehen grundsätzlich folgende Aktionen zur Verfügung:
    • Freigeben: Sofern diese Person nicht bereits freigegeben, oder abgelehnt wurde und alle Dokumente zu Prüfung bereitgestellt wurden, kann diese Person mit dieser Aktion freigegeben werden.
    • Ablehnen: Sofern diese Person nicht bereits freigegeben oder abgelehnt wurde und alle Dokumente zu Prüfung bereitgestellt wurden, kann sie mit dieser Aktion abgelehnt werden.
    • Archivierte Dokumente: Dies öffnet den Dialog für bereits archivierte Dokumente für diese Person. Dieser wird weiter unten noch detailliert beschrieben.
  4. Wird eine Person in der Tabelle ausgewählt, erscheinen in diesem Bereich links neben der Tabelle allgemeine Informationen zu dieser Person. Nähere Informationen werden weiter unten beschrieben, bzw. sind auch in der Baustellen-Einzelfreigabe bereits bekannt.
  5. Mögliche Tabs, die hier anwählbar sind:
    • Dokumente: Hier werden jene Dokumente aufgelistet, die freigegeben, abgelehnt oder bereits abgelaufen sind. Erfolgt eine neue Freigabe, werden abgelehnte und abgelaufene Dokumente archiviert. Bereits zuvor freigegebene und noch gültige Dokumente bleiben jedoch in der Liste. Dabei stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
      • Dokument hinzufügen
      • Dokument ansehen
      • Gültigkeit ändern
    • Historie: Freigaben oder Ablehnungen werden hier chronologisch aufgelistet.
    • Neue Dokumente:
      • Wurden neue Dokumente vom Subunternehmen hochgeladen oder von Arbeitnehmer:innen übernommen und es existieren bereits freigegebene, abgelaufene oder abgelehnte Dokumente, dann werden die neuen Dokumente in diesem Tab gelistet.
      • Dabei steht die Aktion „Übernahme“ zur Verfügung. Dabei wird das Dokument in den Tab „Dokumente“ zur Prüfung übernommen und verschwindet aus dem Tab „Neue Dokumente“. Der Wert der Spalte „Neues Dokument verfügbar“ wechselt von Ja auf Nein, sobald alle neuen Dokumente übernommen wurden.
  6. Dieser Bereich stellt die Listen bzw. Detailinformationen des jeweiligen Tabs dar. Dazu gehören auch die Funktionen, welche bereits im vorigen Punkt erläutert wurden. Details zum Freigabeprozess werden im nächsten Kapitel näher erklärt.

Liste der freizugebenden Personen

In diesem Kapitel wird die in Punkt 1 des Kapitels „Maske Drittstaatsangehörige mit freiem Zugang zum Arbeitsmarkt“ vorgestellte Liste näher erläutert.

Die Liste enthält folgende Informationen:

  • Subunternehmen (Arbeitgeber der Person)
  • Vorname
  • 2.Vorname
  • Name
  • Nationalität
  • AT SV Nummer
  • Freigabestatus
  • Läuft ab in (Tagen), zeigt die Gültigkeitstage des zuerst ablaufenden Dokuments an
  • Ablehnungsgrund
  • Beschäftigung
    • aktiv (ist noch bei dem Arbeitgeber beschäftigt)
    • inaktiv (wurde aus dem Unternehmen entfernt)
  • Aktiv oder Inaktiv
  • Datum der Zuweisung
  • Zugewiesen durch
  • Letzte Freigabe erfolgt am
  • Letzte Freigabe erfolgt durch
  • Neues Dokument verfügbar

Dokumente

Anhand der folgenden Abbildung werden die einzelnen Funktionen des Tabs Dokumente näher erklärt. Siehe dazu Kapitel „Maske Drittstaatsangehörige mit freiem Zugang zum Arbeitsmarkt“, Punkt 5 und 6:

Abbildung 2: Details zu Tab Dokumente

 

  • Aufbau: Die Darstellung der Dokumentenstruktur und der Dokumenteninformationen ist aus der Baustellen-Einzelfreigabe bereits bekannt. In diesem Tab werden nur Aufenthaltstitel und Beschäftigungsbewilligung als Dokumentenboxen dargestellt. Die Boxen können durch die Schaltflächen „Pfeil nach oben“ und „Pfeil nach unten“ aufgeklappt bzw. zugeklappt werden. Der Titel spezifiziert, um welchen Dokumententyp es sich hier handelt (entweder Aufenthaltstitel oder Beschäftigungsbewilligung). In jeder Box können mehrere Dokumente vom gleichen Typ existieren. Durch Klick auf das Symbol „+“ oder „-“ können die Dokumentendetails angezeigt werden. Dazu zählen:
    • Dokumentenklasse
    • Datum, an dem das Dokument hochgeladen wurde
    • Gültigkeitsbereich (von/bis).
    • Information wie lange das Dokument noch gültig ist, wann es abläuft bzw. wie lange es schon abgelaufen ist, wird farblich (grün, gelb, rot) dargestellt. Ist das Dokument bereits abgelaufen, erscheint zusätzlich ein Hinweis im Kopfbereich des Dokuments und ein roter vertikaler Balken. Siehe dazu Abbildung 3. Der Freigabestatus, dass dieses Dokument ursprünglich akzeptiert wurde, bleibt in diesem Falle erhalten.


Abbildung 3: Abgelaufenes Dokument

  • Dokumentenstatus: Wie in Abbildung 2 dargestellt, wird der Freigabestatus des Dokuments farblich (rot, gelb, grün) dargestellt und kann „abgelehnt“, „ungeprüft“ oder „akzeptiert“ sein.
    Die Bedeutung dieser Status auf Dokumentenebene:

    • Zu prüfen: Dieses Dokument wurde bisher weder akzeptiert noch abgelehnt.
    • Abgelehnt: Dieses Dokument wurde bereits abgelehnt.
    • Akzeptiert: Dieses Dokument wurde bereits akzeptiert
  • Dokument hochladen: Der GU kann für eine zugewiesene Person auch selbst Dokumente hochladen. Dies erfolgt über die Schaltfläche „+ Dokument hinzufügen“. Dabei können maximal 20 Dateien hochgeladen werden, die allerdings im System als ein einziges Dokument verwaltet werden. Dies wird üblicherweise verwendet, wenn einzelne Seiten oder Teile eines zusammenhängenden Dokuments hochgeladen werden sollen. Die Dialoge zum Hochladen entsprechen jenen, die Sie bereits aus dem Personen-Detail der eigenen Arbeitnehmer:innen kennen. Der Gültigkeitsbereich muss sowohl bei Aufenthaltstitel und Beschäftigungsbewilligung zwingend eingegeben werden.
  • Gültigkeit ändern: Die Schaltfläche mit dem Stift öffnet einen Dialog zum Ändern des Gültigkeitsbereichs. Dabei können Von- und Bis-Datum geändert werden. Beide müssen jedoch angegeben werden.
  • Dokumente ansehen: Die Schaltfläche mit dem Auge und dem Text „Dateien ansehen“ öffnet die hochgeladenen Dokumente.

Historie

Die folgende Abbildung zeigt den Tab „Historie“

Abbildung 4: Historie

 

Pro Historieneintrag werden, wie auch in anderen Bereichen des Systems, in denen Historien angezeigt werden, Änderungen aufgelistet. In dieser Liste beziehen sich die Änderungen auf die Freigabe und Ablehnung von Drittstaatsangehörigen.

Neben dem:der Benutzer:in, der:die die Änderung durchgeführt hat und dem konkreten Änderungstext, wie Freigegeben (inkl. Personenname), wird auch das Alter der Änderung dargestellt.

Neue Dokumente

Wird nach einer Freigabe bzw. Ablehnung vom Subunternehmen neue Dokumente für die zugewiesenen Person hochgeladen, dann erscheinen diese Dokumente im Tab „Neue Dokumente“. Der Aufbau entspricht jenem des Tabs „Dokumente“ und ist im Kapitel „Dokumente“ beschrieben. Es gibt jedoch einige Abweichungen. So wird kein Dokumentenstatus dargestellt und der Gültigkeitsbereich kann nicht geändert werden. Der:Die Benutzer:in kann das Dokument über die Schaltfläche mit dem Auge und dem Text „Dateien ansehen“ öffnen und über die Schaltfläche mit dem Kopiersymbol zu dem Tab Dokumente kopieren, damit das Dokument im nächsten Schritt freigegeben oder abgelehnt werden kann.

 

Abbildung 5: Neue Dokumente

 

Archivierte Dokumente

Im Kapitel „Maske Drittstaatsangehörige mit freiem Zugang zum Arbeitsmarkt“ Punkt 3 kann der Dialog für die archivierten Dokumente zu einer Person und Subunternehmen geöffnet werden. Siehe dazu folgende Abbildung 6:

Abbildung 6: Archivierte Dokumente

 

In dieser Liste sind alle archivierten Dokumente sichtbar. Dabei gibt es Informationen darüber, wann und von wem diese Dokumente

  • hochgeladen
  • freigegeben (sofern freigegeben wurde)
  • abgelehnt (sofern abgelehnt wurde)

wurden. Zusätzlich wird angezeigt, wann die Archivierung stattfand und welcher Gültigkeitsbereich zum Zeitpunkt der Archivierung vorlag.

 

Prozessbeschreibung

Dieses Kapitel beschreibt typische Prozesse für die Freigabe von zugewiesenen Personen. Dabei sind üblicherweise folgende Schritte notwendig.

Um Details zu einer Person anzuzeigen, muss die Person in der Tabelle ausgewählt werden. Dabei kann die Tabelle gefiltert werden. Um zum Beispiel alle Personen aufzulisten, welche aktuell zu prüfen sind, kann dies über den vorgefertigten Filter „Offen“ erfolgen. Siehe dazu Kapitel „Maske Drittstaatsangehörige mit freiem Zugang zum Arbeitsmarkt“ Punkt 2.

 

Prüfung

Vom Subunternehmen bereitgestellte Dokumente erscheinen, sofern noch keine Dokumente vom GU übernommen wurden, direkt im Tab „Dokumente“. Alternativ kann der GU auch selbst Dokumente hochladen, sofern diese vorhanden sind.

Für eine Freigabe müssen sowohl ein Aufenthaltstitel als auch eine Beschäftigungsbewilligung hochgeladen werden.

Der GU öffnet die jeweiligen Dokumente über die Schaltfläche „Dokument ansehen“ und prüft diese. Siehe dazu Kapitel „Dokumente“.

 

Freigabe oder Ablehnung

Nach erfolgter Prüfung entscheidet das GU, ob die Person freigegeben werden kann oder abgelehnt werden muss. Siehe dazu Kapitel „Maske Drittstaatsangehörige mit freiem Zugang zum Arbeitsmarkt“ Punkt 3. Der Freigabestatus der Person wechselt danach auf „freigegeben“ oder „abgelehnt“. Etwaige zuvor abgelaufene oder abgelehnte Dokumente werden archiviert.

Bei Freigabe wird damit die Backoffice-Freigabe auf „Ja“ gesetzt, bei Ablehnung auf „Nein“. Der Baustellenleiter wird dann beim Baustellen-Scan darüber informiert. Siehe dazu Kapitel „Baustellen-Scan“.

Hat man irrtümlich freigegeben, dann muss der Freigabeprozess erneut durchgeführt werden. Dazu sind zwei Schritte notwendig:

  1. Für die akzeptierten gültigen Dokumente muss der Gültigkeitsbereich ungültig gesetzt werden. Dies erfolgt, indem man das Bis-Datum auf ein bereits vergangenes Datum setzt.
  2. Es müssen neue Dokumente entweder vom Subunternehmen hochgeladen und anschließend vom GU übernommen werden, oder vom GU selbst hochgeladen werden. Siehe dazu Kapitel „Neue Dokumente“.

Anschließend kann dann mit dem Prozess wie im Kapitel „Prüfung“ und diesem Kapitel wieder eine Freigabe oder Ablehnung erfolgen. 

Bei Ablehnung muss ein Ablehnungsgrund erfasst werden, der in weiterer Folge auch dem Subunternehmen übermittelt (Benachrichtigung bzw. bei den Zuweisungsfunktionen des Subunternehmens) wird.

Abgelaufene Dokumente

Ist ein bereits freigegebenes Dokument abgelaufen, dann wechselt die Backoffice-Freigabe auf „Nein“. Die typischen nächsten Schritte wären, neue Dokumente vom Subunternehmen zu übernehmen, sofern solche vorhanden sind, oder die Dokumente durch das GU selbst hochzuladen.

Anschließend kann dann mit dem Prozess wie im Kapitel „Prüfung“ und diesem Kapitel wieder eine Freigabe oder Ablehnung erfolgen.

 

Nahtloser Übergang bei mehreren freigegebenen Dokumenten

Das GU kann auch mehrere Dokumente freigeben. Für die Backoffice-Freigabe „Ja“ ist es jedoch notwendig, dass die Gültigkeitsbereiche dieser Dokumente lückenlos sind, sobald ein Baustellen-Scan erfolgt, bei dem keines der freigegebenen Dokumente gültig ist, wechselt die Backoffice-Freigabe auf „Nein“. Nachdem beide Dokumententypen Aufenthaltstitel und Beschäftigungsbewilligung freigegeben sein müssen, dürfen beide Dokumententypen keine Lücken in den Gültigkeitsbereichen aufweisen.

 

Nachweise wann, wer in der Vergangenheit Freigaben durchgeführt hat

Für etwaige Prüfungen bzw. Audits ist es notwendig, nachvollziehen zu können wann welche Dokumente freigegeben oder abgelehnt wurden. Dazu steht der Dialog „Archivierte Dokumente“ für jede Person zur Verfügung.

 

Freigabe für alle Baustellen des GU wieder rückgängig machen

Durch die Rücknahme der Zuweisung des Subunternehmens wird die GU-Freigabe für alle Baustellen für diese Person entfernt. Dann gelten wieder die Baustellen-Einzelfreigaben.

 

Baustellen-Scan

Beim Scan einer Person durch den Baustellenverantwortlichen wird Backoffice-Freigabe mit „Ja“ in der BauID ScanApp angezeigt, wenn eines der beiden Kriterien zutrifft:

  • Es existiert eine GU-Freigabe für alle Baustellen des GUs und sowohl der Aufenthaltstitel als auch die Beschäftigungsbewilligung sind beim Scan gültig.
  • Es existiert eine Baustellen-Einzelfreigabe mit gültigen Dokumenten und eine der beiden Bedingungen ist erfüllt:
    • Es gab für diese Person vom GU für alle Baustellen des GUs noch nie eine Freigabe oder Ablehnung.
    • Es gibt keine Zuweisung dieser Person zum GU für die Freigabe zu allen Baustellen des GUs.

Bei Backoffice-Freigabe „Ja“ erfolgen keine Hinweistexte betreffend eine fehlenden oder negativen  Beschäftigungsbewilligung.